Czy można zmarnować potencjał WorkFlow

Oczywiście można zmarnować i wyrzucić pieniądze w błoto inwestując w nowoczesny system informatyczny.

Workflow, tak jak każdy inny system informatyczny jest programem o ogromnych możliwościach, które dają określone korzyści biznesowe firmie. Tak jak w przypadku systemów ERP, które w większych i średnich firmach są ogromną zaletą, tak systemy workflow takie mogą być, ale nie koniecznie. Żadna firma nie wybiera systemów ERP z łapanki, czy z wyliczanki, jest to długotrwały proces analiz, przemyśleń, narad zarządu, rozmów z dostawcami, opinie, referencje, itp. Wielotysięczna inwestycja musi się zwrócić inaczej nikt nie zdecydowałby się ta drogie rozwiązania informatyczne.

Workflow również jest takim systemem, który może w zdecydowany sposób pomóc w zarządzaniu i przepływem informacji. Do wyboru systemy typu workflow należy się bardzo dobrze przygotować i przeanalizować wiele czynników. W pierwszym etapie należy zdać sobie sprawę czy nasza firma potrzebuje dodatkowego narzędzia wsparcia IT, np. workflow.

Jakie korzyści da nam nowy system, co obecnie jest dla nas problemem i jak można go rozwiązać. Analiza danych jest w tym względzie kluczowa. Zebranie wszystkich informacji, przedyskutowanie z zarządem jest pierwszym najważniejszym etapem. Bez tego nie da się skutecznie wybrać i wdrożyć systemy workflow.

Kolejnym krokiem jest wybór dostawcy jak i samego systemu. Otwartość systemu, możliwości i elastyczność, to cechy które wyróżniają nowoczesny, dobrze zaprogramowany system informatyczny. To nie firma ma się dostosować pod system, tylko narzędzie ma się dostosować do firmy.

Równie bardzo ważnym etapem jest samo wdrożenie. To już etap, który w mniejszym stopniu zależy od firmy informatyzowanej, a od dostawcy oprogramowania. Wdrożeniowcy muszą wykazać się ogromną wiedzą, doświadczeniem i wizją, jakie mogą wyniknąć problemy, gdzie może powstać „wąskie gardło”.

Jeśli choć jeden z tych trzech kluczowych etapów zostanie pominięty, zaniedbany, czy źle zakończony każdy nowy system informatyczny będzie inwestycją nieopłacalną, w tym również workflow.